Note explicative sur les processus de surveillance des transactions de Currencycloud

Qu’est-ce que nos systèmes contrôlent/surveillent ?

Toutes les transactions qui entrent et sortent de l’écosystème Currencycloud pour toutes les entités sont automatiquement contrôlées en temps réel sur la base de divers contrôles et vérifications. 

Toutes les transactions qui entrent et sortent de l’écosystème Currencycloud pour toutes les entités (entreprises et particuliers) sont automatiquement surveillées sur la base de divers contrôles et vérifications. 

À quel moment cela a-t-il lieu ?

Ce contrôle a lieu avant qu’un fonds entrant (réception ou encaissement) soit crédité sur le compte du client ou avant qu’un paiement sortant soit soumis au réseau bancaire.

Ce suivi intervient après la transaction : après que les fonds entrants ont crédité le compte du client ou que les paiements sortants ont été soumis au réseau bancaire.

Quelle peut être l’issue ?

Les transactions peuvent soit :

1. réussir le contrôle automatiquement ;
2. échouer au contrôle et générer une alerte pour un examen manuel ;
3. être rejetées automatiquement, sans examen manuel.  

Les alertes sont passées en revue manuellement par un spécialiste de la conformité. Les transactions sont ensuite approuvées manuellement, rejetées manuellement ou mises en attente pour un examen ultérieur.

L’activité de certaines entités peut créer une alerte. Cela signifie que le comportement transactionnel d’une entité doit être examiné par un spécialiste de la conformité. Les alertes sont passées en revue et, dans certains cas, nous pouvons soumettre l’entité à une vigilance renforcée, voire l’exclure.

Comment analysons-nous les transactions qui ont fait l’objet d’une alerte pour un examen manuel ?

Dans la mesure du possible, nous nous efforçons de résoudre les alertes en interne, en nous appuyant sur notre connaissance de l’entité en question, de ses transactions précédentes, du comportement attendu des autres clients de ce segment, ainsi que sur les informations ou documents KYC que nous possédons déjà dans nos fichiers. 

Cependant, il est important de noter que parfois Currencycloud n’a de visibilité que sur une certaine partie de l’activité d’une entité. En tant que client (réglementé ou non réglementé), il se peut que vous disposiez de plus d’informations du fait de votre relation avec l’entité. 

Ainsi, dans certains cas, l’équipe en charge du contrôle en temps réel ou du suivi a posteriori devra demander des informations supplémentaires pour résoudre une alerte. Des informations claires et complètes en réponse à notre demande aident toujours nos équipes à résoudre les alertes le plus rapidement possible.

Si vous souhaitez fournir d’autres informations en plus de celles que nous demandons, n’hésitez pas à nous en faire part, en précisant clairement la nature de ces informations et la manière dont elles étayent votre réponse à la demande. 

Quelles sont les principales questions auxquelles Currencycloud doit trouver une réponse lors du contrôle d’une transaction qui a fait l’objet d’une alerte pour un examen manuel ?

• Qui est l’expéditeur ?
• D’où proviennent les fonds de l’expéditeur ? Le cas échéant, qui sont ses clients ?
• Qui est le destinataire ?
• Quelle est la relation entre l’expéditeur et le destinataire ?
• Quelle est la finalité de la transaction ? Cette finalité est-elle légitime compte tenu de la relation entre l’expéditeur et le destinataire ?
• La transaction est-elle conforme à l’historique et au profil transactionnel de l’expéditeur et du destinataire ?

Quels sont les principaux types d’informations et de documents que l’on pourrait me demander de fournir ?

• Preuve d’identité : par exemple, passeport, permis de conduire, carte d’identité
• Justificatif de domicile : par exemple, une facture d’eau ou d’électricité, un relevé bancaire, un relevé hypothécaire
• Documents d’enregistrement de l’entreprise : par exemple, le nom enregistré, le nom commercial, l’adresse
• Preuve de l’activité commerciale : par exemple, factures de vente, liste/brochure de produits, preuve des documents d’expédition ( par exemple, connaissement, lettre de transport aérien), contrats/accords commerciaux
• Autres informations sur la relation entre l’expéditeur et le destinataire (par exemple, comment s’est-elle formée)
• Registre des administrateurs/actionnaires (signé, daté, sur papier à en-tête) et historique des emplois de ces administrateurs/actionnaires
• Source des fonds : par exemple, relevé bancaire, fiches de paie, états financiers vérifiés de l’entreprise, contrats de prêt
• Source du patrimoine : par exemple, testament, lettres d’homologation, certificats de vente d’actions, déclarations d’actifs et de revenus, déclarations de dividendes
• Contrats d’achat/de vente de biens immobiliers (y compris le prix, l’emplacement, les coordonnées de l’agent/notaire, etc.)
• Liens vers la présence en ligne de l’expéditeur/du destinataire (s’ils ne sont pas facilement trouvés par nos propres recherches) : par exemple, profil LinkedIn, liste sur les plateformes de commerce électronique

Comment puis-je fournir des documents avant de soumettre une transaction (par exemple, des transactions de grande valeur) ?

Il est possible d’envoyer les documents à l’adresse kycrequests@currencycloud.com. Lors de l’envoi des documents, veuillez indiquer clairement à qui se rapporte la transaction (par exemple, identifiants de compte, identifiants de transaction).

Des conseils spécifiques sur la manière de gérer les transactions importantes sont disponibles dans l’article du Centre d’aide ici.

Si je fournis des documents de manière proactive à l’avance, cela signifie-t-il que je ne recevrai pas d’autres demandes d’informations sur cette transaction ?

Non. L’envoi de documents à l’avance ne garantit pas que nous n’aurons pas besoin de demander des informations supplémentaires à un stade ultérieur.

L’envoi proactif de documents signifie simplement que nous sautons une étape dans le parcours de contrôle de la transaction, car vous n’avez pas à attendre la demande initiale d’informations de notre part.

Si une transaction fait l’objet d’une alerte pour un examen manuel, elle sera examinée à la lumière du comportement antérieur en matière de transaction, des informations dont nous disposons en interne et des documents que vous avez pu fournir à l’avance. 

Mais si des informations supplémentaires sont nécessaires, elles vous seront demandées.

Certaines transactions sont-elles transmises à des personnes spécialisées ?

Oui. En fonction du profil de risque d’une transaction, celle-ci peut être transmise à des membres plus expérimentés de notre service de conformité.

Notre équipe de contrôle en temps réel s’efforce de procéder à un examen aussi approfondi que possible avant de transmettre la transaction à un niveau supérieur. Cependant, chaque transaction est appréciée selon ses propres critères et la personne chargée de passer en revue le dossier peut demander à l’équipe en temps réel de vous demander des informations complémentaires afin de pouvoir prendre une décision sur la transaction.

Quels types de transactions ou d’entités sont susceptibles de faire l’objet d’un examen plus approfondi, et peuvent donner lieu à des demandes d’informations supplémentaires ?

• Les transactions en provenance/à destination de pays qui présentent un risque potentiel plus élevé de criminalité financière
• Les transactions de/vers les expéditeurs/destinataires avec une présence publique minimale sur le Web
• Les entreprises qui traitent des transactions importantes ou qui ne livrent pas de biens physiques (marketing, conseil, etc.) devront probablement fournir des informations sur les administrateurs et les actionnaires
• Pour plus d’informations sur les activités non autorisées, consultez ici l’article de notre Centre d’aide

Si une transaction est rejetée manuellement, pouvez-vous me dire pourquoi ?

Cette question peut se révéler délicate, car il existe une limite à la quantité d’informations que nous pouvons partager. 

Nous sommes en mesure de partager que la transaction a été rejetée parce que :

• l’expéditeur et le destinataire exercent une activité non autorisée ;
• l’expéditeur et le destinataire essaient d’envoyer de l’argent depuis une juridiction non autorisée ;
• vous n’avez pas fourni suffisamment d’informations pour nous permettre de comprendre la transaction.

Si vous êtes un client réglementé, nous pouvons, au cas par cas, partager avec vous des informations supplémentaires sur les problèmes spécifiques que nous rencontrons, afin que vous puissiez prendre les mesures appropriées. 

Comment répondre de manière satisfaisante à une demande d’informations complémentaires ?

• En général, les documents ne doivent pas dater de plus de trois mois.
• Les fichiers doivent être au format PDF uniquement.
• Nous n’acceptons pas les documents Word, Excel, etc. ou les captures d’écran (par exemple, des relevés bancaires, des séries d’e-mails, des conversations WhatsApp).