Per eseguire l’onboarding di un’azienda, chiediamo di fornire le relative informazioni (tra cui l’elenco dei proprietari e dirigenti) e di indicare la destinazione d’uso del conto. Una volta ricevute tali informazioni, procediamo a verificarle tramite i documenti riportati di seguito.
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Documento sull’origine dei fondi Documento attestante i proprietari Documento attestante i soggetti controllanti |
Documento sull’origine dei fondi
Richiediamo questo documento quando l’azienda intende eseguire transazioni cospicue o risulta essere ad alto rischio.
Si tratta di un documento in grado di dimostrare la provenienza dei fondi ricevuti sul conto, ad esempio:
- certificato di investimento;
- estratto conto;
- stato patrimoniale/conto economico;
- dichiarazione dei redditi;
- bilancio annuale;
- certificato provenienza fondi da azionisti/partner/conferenti.
Documento attestante i proprietari
Oltre a dover identificare tutte le persone in possesso della maggior parte delle quote dirette o indirette dell’azienda, abbiamo bisogno di sapere anche la composizione societaria.
Qualora non riuscissimo a trovare queste informazioni per conto nostro, potremmo chiedere all’azienda di fornire un documento attestante i proprietari e la composizione societaria della stessa.
L’identificazione dei proprietari può essere attestata attraverso i seguenti documenti:
- confirmation statement (dichiarazione annuale societaria);
- registro degli azionisti;
- bilancio annuale;
- certificato di registrazione della società di persone;
- contratto di partnership;
- estratto del registro delle associazioni benefiche;
- atto/contratto fiduciario;
- accordo di gestione;
- atto costitutivo;
- certificato azionario;
- certificato di registrazione del nome commerciale della società di persone.
I moduli di onboarding chiedono all’utente di identificare tutte le persone in possesso di oltre una determinata percentuale delle quote dirette o indirette dell’azienda.
L’esempio riportato di seguito illustra una situazione in cui occorre identificare i soggetti blu poiché titolari del 40% e del 50% di Company A (Azienda A).
I soggetti in grigio, invece, non hanno bisogno di essere identificati in quanto possiedono solo il 2,5% di Company A.
Non serve nemmeno ottenere informazioni sui proprietari di Company B (Azienda B) poiché possiedono una quota indiretta di Company A esigua, cioè pari solo al 7,5%.
Documento attestante i soggetti controllanti
Siamo tenuti a identificare i soggetti controllanti dell’azienda, per questo richiediamo un documento a supporto di ciò.
Qualora non riuscissimo a trovare queste informazioni per conto nostro, potremmo chiedere all’azienda di fornire un documento attestante i proprietari e la composizione societaria della stessa.
L’identificazione dei soggetti controllanti dell’azienda (ad esempio, amministratori, fiduciari, partner, concedenti, membri dirigenti) può essere attestata attraverso i seguenti documenti:
- confirmation statement (dichiarazione annuale societaria);
- registro dei dirigenti;
- bilancio annuale;
- certificato di registrazione della società di persone;
- contratto di partnership;
- estratto del registro delle associazioni benefiche;
- contratto fiduciario;
- accordo di gestione;
- delibera del consiglio di amministrazione;
- registro dei dirigenti;
- modulo di autorizzazione per il conto;
- copia dello statuto.
Documento attestante l’identità dell’azienda
Il modulo chiede di fornire prove documentali alle aziende registrate al di fuori del Regno Unito. Il caricamento di tale documentazione è facoltativa. Tuttavia, nel caso in cui non venga fornita, potremmo richiederla in un secondo momento se non dovessimo riuscire a trovarla per conto nostro.
La costituzione/registrazione dell’azienda può essere attestata attraverso i seguenti documenti:
- certificato di registrazione del nome commerciale della società di capitali;
- atto costitutivo;
- certificato/atto costitutivo;
- certificato di registrazione;
- certificato di registrazione del nome commerciale della società di persone;
- stato di esenzione fiscale 501(c)(3) dall’IRS;
- contratto fiduciario;
- certificato di registrazione della società di persone;
- estratto del registro delle associazioni benefiche;
Documento attestante l’attività commerciale
Il modulo chiede di fornire questo documento solo alle aziende sprovviste di sito web.
Tali aziende sono quindi tenute a fornire un documento in grado di dimostrare la propria autenticità.
L’attività commerciale può essere attestata attraverso i seguenti documenti:
- materiali pubblicitari;
- cataloghi dei prodotti;
- fatture.
N.B.: per poter aprire un conto, i clienti che non dispongono di un sito web o non sono presenti online devono prima fornire un documento attestante l’attività commerciale.