La fonctionnalité d’autorisation à plusieurs niveaux permet de créer des paiements qui ne seront exécutés qu’après l’obtention d’un nombre prédéfini d’approbations. Elle est gérée depuis Currencycloud Direct.
Activation de l’autorisation à plusieurs niveaux
L’activation de l’autorisation à plusieurs niveaux est un processus en deux étapes. Vous devez d’abord la configurer au niveau du compte, puis pour les contacts qui sont en mesure d’attribuer les autorisations.
Configuration du compte
Lors de la création d’un nouveau compte, l’autorisation de paiement peut être activée en utilisant l’option « Add Multi-level Authorisation for Payments » (Ajouter une autorisation à plusieurs niveaux pour les paiements) sur la page « Create account » (Créer un compte).
Lors de la modification d’un compte, l’option permettant d’activer l’autorisation de paiement se trouve dans l’onglet « Account Information » (Informations sur le compte).
Les paramètres suivants sont disponibles :
Levels of payment authorization (Niveaux d’autorisation de paiement) : spécifie le nombre d’étapes obligatoires pour l’autorisation.
Minimum limit amount (Montant limite minimum) : il s’agit du montant minimum à partir duquel un paiement nécessite une autorisation à plusieurs niveaux. Si le paiement est inférieur au montant limite minimum, il est exécuté directement sans qu’une autorisation soit nécessaire. Veuillez noter que si cette valeur est fixée à « 0.00 », tous les paiements soumis seront traités selon les étapes d’autorisation définies.
Currency (Devise) : Il s’agit de la devise du montant limite minimum. La devise peut être définie comme étant GBP, EUR ou USD. Si le paiement est effectué dans une autre devise, il sera converti dans la devise sélectionnée et sera comparé au montant limite minimum pour déterminer si une autorisation est nécessaire ou non.
Configuration du contact
Si l’autorisation à plusieurs niveaux est activée pour un compte, les contacts de ce compte peuvent être habilités à autoriser des paiements.
Les paramètres de l’autorisation de paiement nécessitent que les éléments suivants soient définis :
Maximum conversion/payment amount (Montant maximum de conversion/paiement) : il s’agit du montant maximum de paiement que le contact peut autoriser.
Currency (Devise) : il s’agit de la devise du montant maximum de paiement. Il peut s’agir de l’une des devises suivantes : GBP, EUR, USD. Si la devise du paiement est différente, le montant est alors converti dans cette devise afin de vérifier si l’utilisateur peut autoriser le paiement.
Can authorize own payments (Peut autoriser ses propres paiements) : si ce paramètre est activé, le contact qui a créé le paiement peut l’autoriser à travers toutes les étapes d’autorisation, à l’exception de la dernière. La dernière étape d’autorisation devra être exécutée par un contact différent de celui qui a créé le paiement.
Payment authorize override (Contournement de l’autorisation de paiement) : si ce paramètre est activé, le contact peut passer outre les étapes d’autorisation et autoriser entièrement les paiements qu’il a effectués.
Autorisation des paiements
Si un compte est activé pour l’autorisation à plusieurs niveaux, l’utilisateur peut voir le nombre de paiements en attente d’autorisation dans la section « To Do » (À faire) de son tableau de bord. L’utilisateur peut visualiser et autoriser les paiements en cliquant sur cette section.
Pour procéder à l’autorisation du paiement, l’utilisateur sélectionne la case à cocher du paiement et clique sur le bouton « Authorize » (Autoriser).
Un message de confirmation s’affiche à l’écran et les paiements autorisés sont retirés du tableau.